Con el aumento del trabajo remoto, las compañías han tenido que repensar sus estrategias de incorporación de nuevos colaboradores a distancia. Si antes, con el trabajo presencial, hacían una inducción (onboarding) en la que se explicaban todos los procedimientos y normas a seguir en la organización, ahora es necesario dimensionarlo de una manera distinta para afrontar los escenarios digitales.

En los meses recientes, muchas empresas han retornado a la presencialidad. No obstante, según una encuesta de la firma consultora KPGM, un 90% de empresas está considerando la creación de esquemas flexibles, que combinen la presencialidad con la virtualidad. Esto era casi impensable en años anteriores. Un informe de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) da cuenta de que, antes de la pandemia, menos del 2% de la fuerza laboral de América Latina trabajaba bajo este modelo.

La incorporación de nuevos miembros implica tener en cuenta aspectos como espacio de trabajo, conectividad y herramientas que les permitan a esos colaboradores interactuar con otros y cumplir a cabalidad sus tareas sin importar el lugar en el que se encuentren. Para David Sandoval, gerente regional de Latinoamérica en DTEN, “es indiscutible que los modelos de trabajo híbrido se han potencializado en Latinoamérica y hoy las compañías buscan las herramientas y prácticas más adecuadas para sus requerimientos”. En su opinión, las soluciones disponibles en la actualidad tienen la capacidad de ofrecer una respuesta efectiva para diversos procesos corporativos en los que el bienestar, la comodidad y la confianza de los colaboradores sea una prioridad.

Estadísticas recopiladas por Click Boarding, una empresa de software de onboarding, revelan que una buena experiencia de onboarding de un empleado lo hace un 69% más propenso a permanecer en la empresa durante varios años. Ante esto, es importante que las empresas sigan algunos consejos básicos.

Claves para un onboarding digital exitoso

1. Coordinar un proceso de integración y bienvenida virtual.

Esto permitirá crear algunos lazos de confianza que son muy importantes en un equipo de trabajo, como si estuvieran en una oficina. Un café virtual o una actividad similar son experiencias muy valoradas por los nuevos integrantes y permiten a la compañía conocer mejor a su empleado. Es importante que, aunque los colaboradores lleven mucho tiempo conociéndose, se den estos espacios de interacción regularmente.

2. Ajustar la dinámica de trabajo híbrido o virtual.

Cada trabajador debe tener muy clara su dinámica dentro de las tareas que se espera que desempeñe, al igual que la estructura organizacional de la empresa. Es importante apoyarlo en la estructuración de su dinámica de trabajo, guiarlo según la experiencia de la compañía, tiempos y prioridades.

3.Dotar a los empleados con las herramientas tecnológicas adecuadas.

Se recomienda que un nuevo integrante sea dotado con herramientas ideales para su labor, al igual que todos en la compañía. Es importante buscar implementos de videocolaboración que permitan una interacción casi tan real como en una oficina.

4.Establecer dinámicas fluidas de trabajo híbrido o virtual.

La comunicación es clave para un correcto desempeño en equipo. Un nuevo colaborador debe entender en detalle las dinámicas de todo el equipo en el día a día como reuniones preestablecidas vía Zoom, horarios definidos de jornada laboral, eventos, interacciones por correo electrónico, agenda diaria de actividades y cumplimiento de metas. Las herramientas tecnológicas disponibles hoy hacen que este proceso sea mucho más fluido y natural, sin generar fricciones en la comunicación.

5.Promover el uso de herramientas tecnológicas para la interacción fluida.

Más allá del proceso de onboarding es ideal promover entre los colaboradores el uso de herramientas para que la comunicación sea fluida e interactiva a lo largo de un día de trabajo. Hay que incentivar al equipo para que usen métodos más allá de un mensaje instantáneo, las llamadas y videollamadas deberían ser sus mejores aliados.

El onboarding digital, que permite la integración de equipos humanos desde cualquier lugar, es reforzado con una encuesta realizada por PWC México a mediados de 2020, llamada ‘Nueva normalidad, nuevas formas de trabajo’, en la que se resaltan los requerimientos del home office por parte de los empleados. Allí se destaca, con un 18%, la necesidad de apoyo con mejores equipos, seguido por horarios laborales definidos con un 14%.

¿Qué equipos ofrece el mercado?

Según DTEN, dentro de su portafolio de soluciones de videoconferencias y atendiendo esta necesidad de trabajo remoto o híbrido, estos equipos son opciones muy eficaces:

Pantalla interactiva: DTEN D7

Dispositivo con pantalla de 55” o 75” que permite reunir desde 2 hasta 50 personas y lograr una efectiva reunión hasta para 1.000 personas, teniendo como marco una sala de conferencias todo en uno.

Colaboración de escritorio: MePro

Dispositivo de colaboración de escritorio que integra videoconferencia, intercambio de contenido, notas y pizarra digital de 27”.